智能制造時代,供應鏈數智化程度成為制造企業的核心競爭力。Gartner公司在《Gartner:2020年八大供應鏈技術趨勢》報告中指出,為了更好地應對后疫情時代各項業務的重啟,供應鏈領導者應進一步探索開發利用數字化的好處。必須找到具有顛覆供應鏈運營模式潛力以及具備競爭優勢的創新性技術。
某世界500強企業作為全球領先的技術和服務供應商,業務領域涵蓋工業技術、能源與建筑、智能交通等領域,也將目光瞄準供應鏈數智化升級。去年引入上上簽電子簽約簽約管理系列產品,打造自己的電子簽約平臺,通過構建生產經銷合同自動化流轉流程,極大提升了供應鏈的數智化程度,實現精益生產與敏捷制造能力的飛躍。
一、項目背景:構建全集團簽約統一電子化改造
該企業對互聯網數字化轉型十分重視,早在2019年該企業中國區就聯系上上簽電子簽約,準備牽頭打造企業電子簽約平臺。通過此平臺,各個子公司及不同的業務線可以在此基礎上打造“上層建筑”,實現簽約統一電子化改造,助力企業降本增效。
二、痛點:銷售生產流程無法形成自動化閉環
制造企業的生產排期與銷售訂單息息相關。雖然該企業的生產排期流程有IT系統進行管理實現了智能化,但是從銷售訂單流轉到生產排期系統這一環,仍然是以人工與紙質合同進行處理,無法形成完整的自動化閉環,影響了整個銷售生產體系的運轉效率。
1.銷售合同紙質流轉,無法精確排產排期
該企業對生產管理與物料采購管理嚴格,需要銷售部門確認銷售合同簽署成功后,才能開始排產排期。在使用紙質合同時,該企業從銷售簽約到排產排期的業務流程為:企業簽署→合同郵寄→經銷商簽署→合同寄回→人工錄入系統→系統內審核→排產排期。
產能和物資儲備是決定企業運轉效率的關鍵,多儲備一天的物料或提前一天進行排產將能節省大量資金。在采取紙質合同進行業務流轉時,該企業合同流轉周期短則一周多則數月,極其限制企業物料儲備和生產排期的效率,甚至出現合同丟失需重簽的情況,給排產排期管理造成很大損失。
2.簽署時間難確認,影響銷售激勵核算發放
該企業擁有一套清晰的銷售激勵管理制度,銷售獎勵依據合同簽署時間進行發放。以往的銷售激勵發放流程為:企業簽署→合同郵寄→經銷商簽署→合同寄回→查詢紙質合同簽署日期→發放銷售激勵。
使用紙質合同簽署銷售訂單時,企業無法有效管理合同簽署時間。合同實際簽署日期與合同文本簽署日期不一致、合同正在郵寄無法確認簽署時間、合同簽署時間修改或事后補充等問題,令發放激勵的管理人員承擔了大量核對工作,激勵發放過程中也出現過銷售人員和公司總部對合同簽訂日期理解不一致,需要反復溝通協商或上級介入裁判。
三、解決方案:簽約管理系列構建電子合同自動化流轉全流程
上述問題已嚴重限制了企業的生產經營效率,為此該企業引入了上上簽電子簽約平臺簽約管理系列,將銷售生產體系的合同流轉實現全流程電子化,同時將經銷商管理工作實現了線上管理。
圖源自上上簽電子簽約云平臺簽約管理系列產品平臺首頁
1.生產排期流程實現自動化
借助電子簽約,該企業優化后的生產排期流程為:線上簽約,數據同步→排產人員線上查看合同簽署狀態→生產排期,相比紙質合同的7個流程節點,省去了4個節點,流程更加精簡。
通過上上簽電子簽約平臺,排產排期管理人員可在線查詢合同簽署狀態,以便進行排產排期和物料儲備工作,使得物料周轉速率和排產排期效率得到提升。
圖源自上上簽電子簽約云平臺,管理人員可查詢合同簽署狀態
以往采用紙質合同,從簽約到執行排期,至少需要一到兩個星期。采用電子合同后,經銷商簽署完畢,合同狀態數據立刻同步至系統,不需審核即可開啟排產排期流程,平均可提前3-5天排期排產,極大提高了生產效率與資金利用率,節省企業的生產成本,縮短生產周期。
2.激勵發放流程優化,銷售激勵客觀可信
通過合同電子化,如今該企業的銷售激勵發放流程如下:線上簽約,數據同步→在線查看簽署日期→發放銷售激勵,流程節點降低為紙質合同流轉時的二分之一。
結合電子簽約技術的不可篡改和高時效性,合同簽署完成后,激勵發放管理人員可以清晰地查詢到每一筆訂單的實際簽署時間。合同簽署時間無法人為更改,銷售激勵的獎勵發放更加客觀。
圖源自上上簽電子簽約云平臺,管理人員可查看合同簽署時間
如圖所示,激勵發放管理人員可以登錄上上簽電子簽約平臺,在合同管理模塊下查詢每一筆訂單的具體簽署時間,通過核對時間和合同金額發放激勵,同時系統也支持數據導出功能,實現批量數據處理。
結語
供應鏈數智化是制造企業未來數年數智化的重點。該制造企業中國區通過上上簽電子簽約簽約管理系列產品,實現了合同的簽、發、存、管、控等全流程電子化自動流轉,特別是在銷售生產流程上補齊了自動化的最后一環,優化了供應鏈上下游協同能力,從而提高了生產效率。
此外,生產增效與成本管控也是制造業面臨的普遍難題,通過借鑒該企業電子簽約應用經驗,其他制造型企業同樣可以實現銷售生產流程的自動化,帶來顯著的經濟效益。
