作為企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案承載了企業(yè)的發(fā)展歷程包括研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等活動中的具有重要價值的信息，具體表現(xiàn)為文字、圖表、聲像等不同形式。

一般對企業(yè)檔案的正確管理，不僅能夠幫助企業(yè)內(nèi)部人員及時了解內(nèi)部大致情況，還能提供給社會各界以及相關人士關于企業(yè)事務的有效依據(jù)。因此，對檔案的管理工作在企業(yè)的發(fā)展中起著舉足輕重的作用。

然而，隨著計算機技術和網(wǎng)絡的飛速發(fā)展，在信息普及的現(xiàn)代，部分企業(yè)仍在使用的傳統(tǒng)檔案管理方式已變現(xiàn)的“力不從心”：不論是電子或紙質(zhì)檔案，由于種類繁多且存儲分散，加大了管理難度，時常陷入“混亂局面”，使得歷史歸檔記錄追溯難度大。

其中，電子檔案由于檢索字段較單一，降低了檔案檢索效率低，常導致“求而不得”的結果；紙質(zhì)檔案不論是歸檔還是借閱的過程，都存在障礙、效率低下，且易損壞、丟失，進而導致信息泄密。此外，當電子與紙質(zhì)檔案同時存儲同一信息時，兩者之間的匹配管理工作難度大，并且檔案權限管理相對麻煩。

為加強企業(yè)會計檔案的管理，促進企業(yè)整體會計基礎工作管理水平的不斷提高，國家陸續(xù)出臺了一系列政策規(guī)范及安全易用、可持續(xù)發(fā)展的檔案管理方案，揭開了電子檔案在我國逐漸興起的序幕。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有下述特性：

1共享性

電子檔案中的所有信息數(shù)據(jù)可以得到有效的利用，這樣一來就能夠使資源共享的目標得以實現(xiàn)。

2多樣性

電子檔案可以存儲圖像、文字、視頻和聲音等多種類型信息數(shù)據(jù)，與紙質(zhì)檔案相比更具有多樣性。

3經(jīng)濟環(huán)保性

因為電子檔案只需要利用計算機設備就能夠完成檔案的收集、整理、存儲和查閱，不需要使用紙張，一定程度上節(jié)約森林資源。

4保護原件性

電子檔案主要是以數(shù)據(jù)信息的形式出現(xiàn)的，無論怎樣查閱或者是瀏覽都不會對原件造成損害。

5便于傳輸性

依賴于互聯(lián)網(wǎng)技術，電子檔案作為一種數(shù)據(jù)構成，其無論是傳遞還是轉換，速度都高于紙質(zhì)檔案。

6開放性

電子檔案解決了傳統(tǒng)檔案在時間和空間上的局限性，支持多人在多臺設備、多系統(tǒng)查閱同一份檔案信息。

對于不少企業(yè)已完全擯棄紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)檔案管理的全面電子化的現(xiàn)象，依舊有不少反駁聲。誠然，如同報紙和電子媒介一般，雖然紙質(zhì)檔案管理模式短期內(nèi)也不會消失，但電子化注定成為未來趨勢。

因此，在這個紙質(zhì)與電子檔案“雙軌存儲”過渡期，實現(xiàn)檔案管理工作電子化是每個企業(yè)不可避免的道路。

匯聯(lián)易以實現(xiàn)“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”為目標，打造了全新的、公共的、獨立于應用的檔案管理信息化平臺——E檔案，以支撐企業(yè)各類業(yè)務所涉及的，實體和電子檔案信息化管理。在試運行兩個月后，于2020年8月6日，正式面向大眾推出。

匯聯(lián)易“E檔案”

為您提供全新檔案管理方案

安全可靠、快速部署、靈活易用

作為一套全新檔案管理方案，匯聯(lián)易“E檔案”具有以下優(yōu)勢：

1高效兼容

經(jīng)過縝密設計和各種真實環(huán)境的反復實驗，采用智能化、高效的管理手段，將檔案管理融入智能自動化辦公的行列，兼容多型號掃描設備和市面主流瀏覽器，最大限度滿足用戶不同瀏覽器的差異化支持。

2業(yè)務融合

利用信息通信技術及互聯(lián)網(wǎng)平臺，建立各存儲內(nèi)容之間的關聯(lián)關系，實現(xiàn)業(yè)務整合最大化，帶動檔案管理工作的規(guī)范化，系統(tǒng)化。

3安全可靠

以檔案生命周期管理為目標，遵循國家、行業(yè)規(guī)范，實現(xiàn)電子檔案立體加密，全程審計系統(tǒng)操作，全方位保障內(nèi)容安全系統(tǒng)，加強權限控制體系的細粒度，細致到控人員、控期限、控品類，若有秘密泄露可以追蹤定責。

4快速部署

在實現(xiàn)簡單、高效的檔案管理要求的前提下，通過規(guī)范的接口和低成本集成方法完成不同層級檔案室之間、不同系統(tǒng)之間的檔案交換，實現(xiàn)規(guī)范化管理，消除檔案信息孤島并提高檔案的利用率。

5靈活易用

建立了一套完整的、實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、便于集中統(tǒng)一管理的電子檔案庫，操作簡捷，界面清新，延續(xù)用戶使用習慣，支持多條件、多途徑、多平臺在線檢索檔案，實行電子化歸檔、借閱等檔案標準管理流程。

作為一套檔案管理信息化平臺，匯聯(lián)易“E檔案”詳細方案介紹為：

E檔案重要功能演示

1權限管理

滿足企業(yè)對于人員權限、菜單權限、數(shù)據(jù)權限等全方位權限管控需求，嚴格管理檔案資料。

2

資料采集

支持接口批量同步歷史與增量的待歸檔材料；也支持卷票機、掃描儀等儀器批量采集線下檔案。

3歸檔操作? ??

歸檔操作交互簡介，支持歸檔前線上移交檔案場景。支持實體和電子檔案匹配歸檔。

4借閱申請

可定義檔案借閱工作流，支持與企業(yè)現(xiàn)行的OA、費控等系統(tǒng)工作流集成

5檔案檢索

企業(yè)可根據(jù)實際調(diào)閱場景自定義檔案檢索條件，滿足多樣化檢索需求。

6檔案調(diào)閱

檔案調(diào)閱界面交互簡潔，可調(diào)閱內(nèi)容受人員數(shù)據(jù)權限管控。文檔加密機制與水印自定義功能，確保檔案安全。

7鑒定銷毀

檔案到期后，企業(yè)可根據(jù)實際情況選擇鑒定銷毀。

8系統(tǒng)集成

支持多元化系統(tǒng)集成方案，對外提供標準數(shù)據(jù)輸出接口，支持多系統(tǒng)檔案歸集與多系統(tǒng)申請調(diào)閱。

匯聯(lián)易“E檔案”響應國家政策，順應時代發(fā)展趨勢，通過協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)會計檔案管理工作規(guī)范化、制度化、統(tǒng)一化，確保企業(yè)會計資料的安全完整、妥善保管、查閱方便、存放有序，為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)、可持續(xù)發(fā)展的會計基礎工作管理。

世界上沒有夕陽企業(yè)，只有落后和不思進取的企業(yè)。對企業(yè)而言，以E檔案為辦公利器，順應電子檔案發(fā)展趨勢不斷前進，絕對是個不錯的選擇。